Excel 2013 voi käyttää tekstinkäsittelyssä apuna. Tässä esiteltynä muutamia itselle hyödyllisiä vinkkejä
Taulukon tuonti Wordista Exceliin
- Maalaa haluamasi taulukko Wordissa
- Liitä se Exceliin Liitä > Liitä määräten ja valitse teksti. Näin taulukon sisältö tulee Excelissä soluihin.
Juokseva numerointi
Jos tarvitset luetteloon sarakkeen, jossa on asian numero:
- Lisää sarake haluamaasi kohtaan
- Kirjoita ensimmäiseen soluun numero 1
- Täytä automaattisella täyttökahvaa käyttäen sarakkeen seuraavat solut. Valitse kelluvasta valikosta Täytä sarjat/Fill Series. (Lisätietoa Microsoftilta http://office.microsoft.com/fi-fi/excel-help/laskentataulukon-solujen-tayttaminen-automaattisesti-HP001216366.aspx#BMaboutfillhandle)
Transponointi, taulukon kääntäminen
Jos haluat vaihtaa rivien ja sarakkeiden paikkaa:
- Valitse haluamasi alue, josta tiedot otetaan
- Kopio tiedot
- Laita hiiri haluamaasi kohtaan, mihin tiedot tulevat
- Liitä > Transponoi
(Pika)Suodata tiedot
Jos haluat asia järjestykseen (aakkosjärjestykseen, esiintymisjärjestykseen) voit käyttää Pikasuodatus-ominaisuutta
- Valitse otsikkorivi
- Valitse työkaluriviltä Aloitus > Lajittele ja suodata > Suodata. Kaikkiin soluihin, joissa on tekstiä tulee näkyviin pieni nuoli, josta voit valita asioita näkymään määrätyin ehdoin.
Ohjelman alalaidassa näkyy, montako esiintymää suodattimen jälkeen aineistosta on löytynyt.
Korvaa entinen tieto
Jos haluat korvata tiedon toisella
- Valitse alue (solu/rivi)
- Valitse Aloitus > Etsi ja valitse > Korvaa
- Kirjoita Etsittävä-ruutuun haluamasi sana, joka korvaantuu toisella
- Kirjoita Korvaava-ruutuun sana, joka korvaa edellisen sanan. Huomioi virhemahdollisuudet. Esim. at-merkkijono on sanoissa kissat, kassat jne.
Voit käyttää myös Korvaa (Replace)-funktiota.
Vaihda (Substitute)-funktiolla korvaantuu vanha teksti uudella tekstillä.
Määritä solun sisältö tekstiksi
Solun muotoilu teksti, jolloin esim. puhelinnumero näkyy kokonaan. Esim. nolla jää pois ollessaan ensimmäisenä numerona eikä sen jälkeen ole pilkkua.
Tai käytä Teksti-funktiota.
Erota kaksi tietoa yhdestä solusta kahteen soluun
Jos erotettavat tiedot ovat samassa solussa ja erotettava tieto on erotettavissa määrätyllä merkillä, sarkaimella, puolipisteellä, pilkulla tai välilyönnillä.
Tiedot > Teksti sarakkeisiin.
Kapiteelilla (isoilla kirjaimilla) kirjoitettu teksti niin, että kaikki ensimmäiset kirjaimet ovat isoja
Erisnimi (Proper)-funktio muuttaa jokaisen tekstimuotoisen sanan ensimmäisen kirjaimen isoksi kirjaimeksi ja kaikki muut kirjaimet pieniksi.
Teksti kapiteeleiksi
Isot (Upper)-funktio muutta tekstin isoin kirjaimin kirjoitetuksi
Teksti pienillä kirjoitettuna
Pienet (Lower)-funktio muuttaa kaiken tekstin pienellä kirjoitettuna.
Ketjuta teksti
Ketjuta (Concatenate)-funktiolla voit yhdistää erilliset tekstit yhteen.
Irroitta tekstiä solusta
Käytä Oikea (Right)/Vasen (Left) -funktiota, joka palauttaa määritetyn määrän merkkejä tekstistä. Oikea tekstin lopusta lukien ja Vasen tekstin alusta lukien.
Poimi.teksti (Mid)-funktio irroittaa haluamasi määrän tekstiä halutusta paikasta lukien.
Poista ylimääräiset tyhjät välilyönnit
Korvaa (Replace)-toiminnolla, jossa korvattava on kaksi välilyöntiä ja korvaava yksi välilyönti
Poista.välit (Trim)-funktio poistaa välit tekstistä paitsi ne jotka on yksittäisten sanojen välissä.
Montako kertaa asia esiintyy?
Kun haluat tietää, montako kertaa jokin asia esiintyy:
a)
Pikasuodatus-ominaisuudella
b) Laske.jos (Countif)-funktiolla, jossa haetaan yhdellä hakutuloksella
- ensin määritellään alue, mistä lasketaan
- sitten viitataan soluun, missä mainitaan etsittävä arvo
- lopputuloksena saat luvun, joka kertoo montako kertaa etsittävä asia esiintyy
Laske (Count)-funktio laskee vain ne esiintymät, joissa on lukuja.
>> Lisätietoa Microsoftilta
http://office.microsoft.com/fi-fi/excel-help/laske-jos-laske-jos-funktio-HA102753077.aspx?CTT=1
c) Laske.jos.joukko -funktiolla haetaan tietoja usella hakuehdolla
>> Lisätietoa Microsoftilta
http://office.microsoft.com/fi-fi/excel-help/laske-jos-joukko-laske-jos-joukko-funktio-HA102753238.aspx?CTT=1
Funktiolla tehdyn sisällön kopioiminen
Taulukon vienti Excelistä Wordiin
- Kopio taulukko Excelissä
- Liitä taulukko Wordiin. Taulukon sisältö tulee Wordiin taulukkona.
- JOS haluat tekstin pois taulukosta
- Valitse taulukko Wordissa
- Valitse Taulukkotyökaluriviltä Asettelu > Tiedot > Muunna tekstiksi. Määrittele rivien erottimeksi haluamasi merkki. Yleensä käytetään kappalemerkkiä, jolloin rivien sisältö on jokainen omalla rivilllään.
Tuplatietojen poistaminen
Kaksoiskappaleiden etsiminen ja poistaminen samasta taulukosta
Alla olevan linkin ohjetta noudattaen voit etsiä ja poistaa samassa taulukossa olevat tuplamerkinnät
>> Lisätietoja Microsoftilta
Kaksoiskappaleiden etsiminen ja poistaminen
Vertaa kahden tiedoston muutokset
Aukaise Start > Office 2013 Tools > Spreadsheet Compare
Jos haluat muuttaa toisen tiedoston tietoja, ota ylös ne tiedot mitkä pitää muuttaa ja täydennä haluamaasi tiedostoa
>> More information
http://office.microsoft.com/en-us/support/basic-tasks-in-spreadsheet-compare-HA102834117.aspx
Taulukon näkymiseen vinkkejä
Saman työkirjan kaksi taulukkoa näkyviin samaan aikaan
Jos haluat nähdä samasta asiakirjasta kaksi erillistä ikkunaa:
- Valitse Näytä > Uusi ikkuna
Jaa näyttö näyttämään samasta taulukosta kahta eri kohtaa
Kun haluat nähdä samasta taulukosta esim. alkupään ja loppupään:
- Valitse työkaluriviltä Näytä > Jaa
- Vedä jakoviiva haluamaasi kohtaan
Poista jako vastaavasti Näytä > Jaa tai raahaa jakoviiva raulukon reunaan.
Kiinnitä ruudut
Jos haluat kiinnittää esim. ensimmäisen rivin valitse Näytä > Kiinnitä ruudut > Kiinnitä ruudut. Vastaavasti poista kiinnitys valitsemalla Vapauta ruudut.
Huomioi,että valikossa on vaihtoehdot Kiinnitä ylin rivi/ensimmäinen sarake.
Tällä toimenpiteellä osa ruuduista pysyy paikoillaan ja muut vierittyvät sisällön mukaisesti.
Mieti, kumpi sopii paremmin sinun työskentelyysi: Kiinnitä ruudut vai jaa näyttö.
Julkaistu aiemmin 3.12.2013
