Osoitetarrat Outlookin yhteystiedoista

On (tai pikemminkin oli) taas se aika vuodesta, jolloin huomaa ettei osoitekirja ole ajantasalla tai ainakin joulukorttilista pitäisi päivittää.

Minulla on yhteystiedot Outlookin yhteystiedoista, joille olen lähettämässä postitse tai sähköpostitse joulukorttini.

Yhteystietojen luokittelu

Minä olen luokitellut yhteystiedot mm. seuraaviin luokkiin: henkilökohtaiset, suku, työ, ekortti, postikortti, projektiA.... Sama yhteystieto voi kuulua moneen eri luokkaan. kts. pikaohjeeni luokittelun tekemisestä ja Outi Lammi on hienosti perustellut postauksessaan "Outlookin väriluokista apua sähköpostikaaokseen" luokittelun merkityksessä sähköpostien lajitteluun. Idea toimii myös yhteystietojen luokittelussa.

pssst! Ja tämän luokittelun/päivittäminen voi aikatauluttaa itselleen jo marraskuulle....

Yhteystietojen järjestäminen luokkien mukaisesti

Voit tarkastella kontakteja luokkien mukaisesti valitsemalla View | Näytä ja sieltä Categories | Kategoriat.

Kategoriaryhmänssä näkyy montako ryhmään kuuluu eli montako korttia minulla pitää olla.

Jos näkymässä ei näy kaikkia haluamasi tietoja, voit määritellä niitä View | Näytä > View Settings |Näkymä asetukset > Columns | Sarakkeet.

Vasemmassa laatikossa näkyvät kaikki käytettävissä olevat sarake-kentät ja oikealla puolella näytettävät sarakekentät. Voit lisätä sarake-kentän näkymään:
1. Aktivoi vasemmasta laatikosta haluamasi sarakekenttä
2. Klikkaa Add | Lisää -komennolla se oikealle puolelle.

Vastaavasti Remove | Poista-komennolla voit poistaa sarakkeen näkymästä. Huomaa, että yläpuolella on valmiita kategorioita saraketiedoista (Frequently-used fields | Yleisimmin käytetyt, Address fields | Osoitekentät jne.)

Voit myös muuttaa sarakkeiden järjestystä:
1. Valitse siirrettävä sarakeotsikko oikeanpuoleisesta laatikosta
2. Valitse laatikon alapuolelta Move up | Siirrä ylös tai Move down | Siirrä alas.

Kaksi OK-painallusta ja muutokset tulevat voimaan.

Yhteystietojen vienti Wordiin osoitetarkkoiksi/kirjekuoriksi

Aikaisemmin tekemässäni ohjeessa Luokittelu ja saman luokan yhteystietojen vienti Wordiin tarroihin yhdistäminen tapahtuu aloittamalla Outlookissa ja tehdään loppuun Wordissa.

Osoiteiston yhdistäminen wordissa

Wordissa voit ottaa suoraan määrätyn osoitteiston käyttöön postitusta varten.

Aloita yhdistäminen valitsemalla Wordin valintanauhassa Mailings | Postitus > Select Recipiens > Valitse vastaanottajat ja sielätä Choose from Outlook Contacts. Tämän jälkeen aukeaa ikkuna, jossa voit määritellä minkä tilin yhtestiedot-kansiosta haluat valita yhteystiedot.

Voit järjestellä listaa esim. Filter | Suodata - etsiä jostakin sarakkeesta määrätyn tiedon. Esim. jonkun maan mukaisesti. Valitettavasti valikoissa ei ole mahdollista valita määrättyyn luokkaan kuuluvia.

Toki voit määritellä User1-4 luokkaan tiedon esim. ekortti/joulukortti tms. ja käyttää sitä suodattamisessa hyväksesi....

ekortti sähköpostilla kaikille samaan luokkaan kuuluville

Voit lähettää kaikille samaan luokkaan kuuluvielle ryhmäpostituksen:
1. Lajittele yhteystiedot aikaisemmin sivulla kerrotun mukaisesti
2. Valitsele kaikki samaan luokkaan kuuluvat yhteystiedot.
3. Valitse Home > Email ja sähköpostiosoitteet tulevat näkyviin to-kenttään. Netikettiohjeiden mukaisesti massapostitukset tulisi lähettää piilokopiona eli bss-kentän kautta.
4. Kirjoita viesti ja liitä kuva ja lähetä viestisi.

Yhteystiedot Outlookista Exceliin

Organisaatiossa saattaa olla erikseen ylläpidetty rekisteri joulutervehdyksen saajista. Siihen on voitu ottaa mukaan jokin tietokantasovellus, josta suoraan saa tarrat tulostettua. Mutta usein näkyy käytettävän Exceliä postitusta varten. Voit myös tuoda Yhteysteidot Oulookista Exceliin ja poistaa siinä ylimääräiset tiedot.

Osoitetarrojen luomisesta Excelistä  on esim. ohje Osoitetarrojen luominen ja tulostaminen Excelin osoiteluettelosta tai Humakin ohje.