Tiedostoluettelo Exceliin

Oletko koskaan halunnut tiedostoluettelon esim. Exceliin, jotta voisit tarkistaa esim. onko tiedostot samat kuin varmuuskopiossa tms.?

Näin se onnistuu:

1. Avaa resurssihallinnassa kansiotaso, jonka kansiorakenteen/tiedostoluettelon haluat nähdä.
2. Kopio kansion/tiedoston sijainti osoiteriviltä.
3. Liitä sijaintitieto selaimen osoiteriville
4. Kopio selaimesta sivun tiedot valitsemalla kaikki tiedot.
5. Liitä tiedot Exceliin. Tiedot kopioituvat eri sarakkeisiin ja voit lisätä/poistaa haluamiasi sarakkeita.

Voit poistaa hyperlinkit, valitsemalla ko. solut ja valitse hiiren kakkospainikkeella Poista hyperlinkki. 

Tällä tavalla liitettynä, kansioiden nimet ovat ilman alkupolkua.

Kansiorakenne tekstinä

Oletko koskaan miettinyt, miten saisit resurssihallinnassa näkyvän kansiorakenteen tekstitiedostoksi?

1. Valitse haluamasi tiedosto
2. Pidä SHIFT-painike pohjassa
3. Valitse hiiren kakkospainikkeella valikko ja sieltä valitse ”Kopio polkuna”

       4. Liitä esim. muistioon, wordiin tms.

Kansiorakenne liitetään koko sijaintitietoinaan. Jos haluat poistaa alkupolun, voit tehdä sen Wordissa esim. Korvaa toiminnolla.

Korvaa: C:\Users\Sari\Google Drive\Kuvat\2015

Korvattava: tyhjä (ei mitään merkkejä). Näin saat vain kansioista luettelon.

Metatiedoilla lisäinformaatiota tiedostoihin

Metatiedot ovat tiedostoon liittyviä asioita, jotka liikkuvat tiedoston mukana.

Metatietoja ovat esim.

• Otsikko
• Tags (asiasanat)
• Comments (muistiinpano)
• Authors (tekijä)
• Date taken  (esim. kuvissa kuvauspäivämäärä)

Osa tiedoista tallentuu automaattisesti (luontipäivämäärä, kuvissa kameran tiedot jne.)

Metatietojen hallintaan on erilaisia ohjelmia, mutta ne usein sitovat hallintaohjelman käyttöön. Vaikka olisitkin sitoutunut, voi ohjelmaversion tai käyttöjärjestelmän päivitys rikkoa tiedot.

Itselleni tämä tapahtui kuvakirjaston kanssa ja olen päätynyt kirjaamaan tiedot myös tiedoston nimeen.

Haku-toiminto hakee tietoa myös metatietokentissä ja siten löytyvät hakutuloksiin.

Metatiedon tarkasteleminen resurssihallinnassa

Windowsin resurssihallinnassa saat tiedoston metatiedot näkyviin klikkaamalla View (näytä) välilehdellä Details panel.

Kun klikkaat tiedoston aktiiviseksi, oikealle puolelle tulee näkyviin kuvaan liittyvät metatiedot. Voit muokata niitä ja tallentaa alla olevalla Save-painikkeella.

 

Metatietokentän näkyminen resurssihallinnassa

Jos haluat näkyviin määrätyn metatietokentän resurssihallinnan näkymässä, klikkaa hiiren kakkospainikkeella yksityiskohtaisen tiedostonäkymän (Details) ylälaidalla viimeisen kenttäotsikon vieressä. Valitse haluamasi kentät. Huomaa, että kenttiä näkyy lisää More… linkistä.  

Valitut metatiedot näkyvät omina sarakkeinaan ja kuten kuvassa näkyy, voit suodattaa näkymää klikkaamalla metadata-määritettä.

Metatiedon lisääminen resurssihallinnassa

 

1. Valitse kuvat ja valitse hiiren kakkospainikkeella ominaisuudet (properties)

2. Määritä metatiedot haluamaksesi. Rating-arvion voi tehdä vain yhdelle tiedostolle kerrallaan.

3. Tallenna muutokset Apply-painikkeella