Pudotusvalikko Excelin soluun

Kun haluat käyttää määrättyjä vaihtoehtoja, on hyvä luoda soluun pudotusvalikko:

 

1.Määritä (toiseen työkirjan taulukkoon) listan vaihtoehdot. Huom. Jos muokkaat listaa jälkeenpäin, muutokset eivät päivity automaattisesti soluihin.

2. Lisää Data (Tiedot) > Data Validation (Tietojen kelpoisuuden tarkistaminen)  ja Allow: List (Lista)

Source (lähteeksi) määritä kohdassa 1 määrittämäsi lista (klikkaa pientä neliötä rivin perässä ja maalaa alue). Hyväksy ok.

 

Nyt, kun klikkaat hiiren soluun, saat alaspudotusvalikon valittavaksesi.

Etsi sana toisesta Excel taulukosta

Haluatko verrata Excelin työkirjassa, esiintyykö sana/numero toisessa taulukossa?

1. Lisää taulukkoon sarake, johon tulee vertailun tulos TRUE/FALSE

2. Lisää kyseiseen soluun Vertaa (Exact)-funktio:

  a) Lisää Funktio (Insert function)

  b) Määritä etsittäväksi Text1-kohtaan rivillä oleva yksilöivä tieto

  c) Määritä vertailtavaksi Text2-kohtaan koko sarakkeen tieto (tieto on missä tahansa saraketta). Jos tieto on eri taulukossa, Excel viittaa siihen Taulukonnimi!+soluviittaus. Esimerkissä tieto on Moodle-taulukon C-sarakkeessa.

Jos tieto löytyy, tulostuu soluun TRUE ja jos ei FALSE.

Excelistä tuplat esiin

Haluatko korostaa Excel taulukosta tiedot, jotka esiintyvät sarakkeessa useamman kerran?

1. Valitse sarake (esimerkissä tiedot riveillä)

2. Valitse Home > Conditional Formatting A Highlight Cells Rules > Duplicate Values…

3. Määritä korostusmuoto haluamaksesi ja jatka OK-painikkeella

4. Ohjelma korostaa tuplat punaisella värillä. Huomaa, että ensimmäinenkin esiintymä korostuu.

Excel tekstinkäsittelyn apuna

Excel 2013 voi käyttää tekstinkäsittelyssä apuna. Tässä esiteltynä muutamia itselle hyödyllisiä vinkkejä

Taulukon tuonti Wordista Exceliin

1. Maalaa haluamasi taulukko Wordissa
2. Liitä se Exceliin Liitä > Liitä määräten ja valitse teksti. Näin taulukon sisältö tulee Excelissä soluihin.

Jo sinulle tulee tilanne, että rivillä oleva teksti tulee Excelissä kaikki samaan soluun, erota tieto omiin sarakkeihin (katso ohje alempaa).

Juokseva numerointi

Jos tarvitset luetteloon sarakkeen, jossa on asian numero:

1. Lisää sarake haluamaasi kohtaan
2. Kirjoita ensimmäiseen soluun numero 1
3. Täytä automaattisella täyttökahvaa käyttäen sarakkeen seuraavat solut. Valitse kelluvasta valikosta Täytä sarjat/Fill Series. (Lisätietoa Microsoftilta http://office.microsoft.com/fi-fi/excel-help/laskentataulukon-solujen-tayttaminen-automaattisesti-HP001216366.aspx#BMaboutfillhandle)

Transponointi, taulukon kääntäminen

Jos haluat vaihtaa rivien ja sarakkeiden paikkaa:

1. Valitse haluamasi alue, josta tiedot otetaan
2. Kopio tiedot
3. Laita hiiri haluamaasi kohtaan, mihin tiedot tulevat
4. Liitä > Transponoi

(Pika)Suodata tiedot

Jos haluat asia järjestykseen (aakkosjärjestykseen, esiintymisjärjestykseen) voit käyttää Pikasuodatus-ominaisuutta

1. Valitse otsikkorivi
2. Valitse työkaluriviltä Aloitus > Lajittele ja suodata > Suodata. Kaikkiin soluihin, joissa on tekstiä tulee näkyviin pieni nuoli, josta voit valita asioita näkymään määrätyin ehdoin.

Ohjelman alalaidassa näkyy, montako esiintymää suodattimen jälkeen aineistosta on löytynyt.

Tyhjennä suodattimet

Jos haluat kerralla tyhjentää kaikki suodatinominaisuudet, valitse Aloitus > Lajittele ja suodata > Tyhjennä

Korvaa entinen tieto

Jos haluat korvata tiedon toisella

1. Valitse alue (solu/rivi)
2. Valitse Aloitus > Etsi ja valitse > Korvaa
3. Kirjoita Etsittävä-ruutuun haluamasi sana, joka korvaantuu toisella
4. Kirjoita Korvaava-ruutuun sana, joka korvaa edellisen sanan. Huomioi virhemahdollisuudet. Esim. at-merkkijono on sanoissa kissat, kassat jne.

Voit käyttää myös Korvaa (Replace)-funktiota.
Vaihda (Substitute)-funktiolla korvaantuu vanha teksti uudella tekstillä.

Määritä solun sisältö tekstiksi

Solun muotoilu teksti, jolloin esim. puhelinnumero näkyy kokonaan. Esim. nolla jää pois ollessaan ensimmäisenä numerona eikä sen jälkeen ole pilkkua.
Tai käytä Teksti-funktiota.

Erota kaksi tietoa yhdestä solusta kahteen soluun

Jos erotettavat tiedot ovat samassa solussa ja erotettava tieto on erotettavissa määrätyllä merkillä, sarkaimella, puolipisteellä, pilkulla tai välilyönnillä.
Tiedot > Teksti sarakkeisiin.

Kapiteelilla (isoilla kirjaimilla) kirjoitettu teksti niin, että kaikki ensimmäiset kirjaimet ovat isoja

Erisnimi (Proper)-funktio muuttaa jokaisen tekstimuotoisen sanan ensimmäisen kirjaimen isoksi kirjaimeksi ja kaikki muut kirjaimet pieniksi.

Korjaa käsin tai etsi

Icon

Jos listassa on esim. nimiä, jotka tulee ollakin pienellä esim. Steven von Helst. Tämä funktio muuttaa Von. Nämä pitää korjata käsin tai etsiä ne isosta listasta esim. Etsi-toiminnolla.

Teksti kapiteeleiksi

Isot (Upper)-funktio muutta tekstin isoin kirjaimin kirjoitetuksi

Teksti pienillä kirjoitettuna

Pienet (Lower)-funktio muuttaa kaiken tekstin pienellä kirjoitettuna.

Ketjuta teksti

Ketjuta (Concatenate)-funktiolla voit yhdistää erilliset tekstit yhteen.

Välimerkit kaavaan mukaan

Jos viittaat funktiolla soluihin, joissa on tekstiä, lopputuloksena saat kaikki tekstit yhteen pötköön.
Muista siis käyttää kaavassa välimerkkejä tarpeen mukaan. Kirjoita haluamasi välimerkki TestiX-ruutuun haluamaasi kohtaan.

Irroitta tekstiä solusta

Käytä Oikea (Right)/Vasen (Left) -funktiota, joka palauttaa määritetyn määrän merkkejä tekstistä. Oikea tekstin lopusta lukien ja Vasen tekstin alusta lukien.
Poimi.teksti (Mid)-funktio irroittaa haluamasi määrän tekstiä halutusta paikasta lukien.

Poista ylimääräiset tyhjät välilyönnit

Korvaa (Replace)-toiminnolla, jossa korvattava on kaksi välilyöntiä ja korvaava yksi välilyönti
Poista.välit (Trim)-funktio poistaa välit tekstistä paitsi ne jotka on yksittäisten sanojen välissä.

Montako kertaa asia esiintyy?

Kun haluat tietää, montako kertaa jokin asia esiintyy:
a) Pikasuodatus-ominaisuudella
b) Laske.jos (Countif)-funktiolla, jossa haetaan yhdellä hakutuloksella

• ensin määritellään alue, mistä lasketaan
• sitten viitataan soluun, missä mainitaan etsittävä arvo
• lopputuloksena saat luvun, joka kertoo montako kertaa etsittävä asia esiintyy

Laske (Count)-funktio laskee vain ne esiintymät, joissa on lukuja.
>> Lisätietoa Microsoftilta http://office.microsoft.com/fi-fi/excel-help/laske-jos-laske-jos-funktio-HA102753077.aspx?CTT=1
c) Laske.jos.joukko -funktiolla haetaan tietoja usella hakuehdolla
>> Lisätietoa Microsoftilta http://office.microsoft.com/fi-fi/excel-help/laske-jos-joukko-laske-jos-joukko-funktio-HA102753238.aspx?CTT=1

Funktiolla tehdyn sisällön kopioiminen

Liitä arvot (Value)

Icon

Jos haluat kopioida tekstin, jossa on käytetty jotakin funktioita, toiseen paikkaan, normaali kopioi-liitä näkyy oikeasti vain funktion sisältö.
Jos haluat, että funtion arvo näykyy sellaisenaan käytä liittämisessä Liitä arvot (values) toimintoa.

Taulukon vienti Excelistä Wordiin

1. Kopio taulukko Excelissä
2. Liitä taulukko Wordiin. Taulukon sisältö tulee Wordiin taulukkona.
3. JOS haluat tekstin pois taulukosta
   1. Valitse taulukko Wordissa
   2. Valitse Taulukkotyökaluriviltä Asettelu > Tiedot > Muunna tekstiksi. Määrittele rivien erottimeksi haluamasi merkki. Yleensä käytetään kappalemerkkiä, jolloin rivien sisältö on jokainen omalla rivilllään.

Tuplatietojen poistaminen

Kaksoiskappaleiden etsiminen ja poistaminen samasta taulukosta

Alla olevan linkin ohjetta noudattaen voit etsiä ja poistaa samassa taulukossa olevat tuplamerkinnät
>> Lisätietoja Microsoftilta Kaksoiskappaleiden etsiminen ja poistaminen

Vertaa kahden tiedoston muutokset

Aukaise Start > Office 2013 Tools > Spreadsheet Compare
Jos haluat muuttaa toisen tiedoston tietoja, ota ylös ne tiedot mitkä pitää muuttaa ja täydennä haluamaasi tiedostoa
>> More information http://office.microsoft.com/en-us/support/basic-tasks-in-spreadsheet-compare-HA102834117.aspx

Taulukon näkymiseen vinkkejä

Saman työkirjan kaksi taulukkoa näkyviin samaan aikaan

Jos haluat nähdä samasta asiakirjasta kaksi erillistä ikkunaa:

1. Valitse Näytä > Uusi ikkuna

Jaa näyttö näyttämään samasta taulukosta kahta eri kohtaa

Kun haluat nähdä samasta taulukosta esim. alkupään ja loppupään:

1. Valitse työkaluriviltä Näytä > Jaa
2. Vedä jakoviiva haluamaasi kohtaan

Poista jako vastaavasti Näytä > Jaa tai raahaa jakoviiva raulukon reunaan.

Yksi vai kaksi jakoviivaa?

Jos olet valinnut koko sarakkeen ja aktivoit jaon, saat yhden pystyjakoviivan sarakkeen eteen.
Vastaavasti jos valitset koko rivin, saat yhden vaakajakoviivan rivin eteen.
Jos olet valinnut yhden solun/alueen, saat kaksi jakoviivaa, sekä pysyt- että vaakajakoviivan.

Kiinnitä ruudut

Jos haluat kiinnittää esim. ensimmäisen rivin valitse Näytä > Kiinnitä ruudut > Kiinnitä ruudut. Vastaavasti poista kiinnitys valitsemalla Vapauta ruudut.
Huomioi,että valikossa on vaihtoehdot Kiinnitä ylin rivi/ensimmäinen sarake.
Tällä toimenpiteellä osa ruuduista pysyy paikoillaan ja muut vierittyvät sisällön mukaisesti.
Mieti, kumpi sopii paremmin sinun työskentelyysi: Kiinnitä ruudut vai jaa näyttö.

Julkaistu aiemmin 3.12.2013

Tiedostoluettelo Exceliin

Oletko koskaan halunnut tiedostoluettelon esim. Exceliin, jotta voisit tarkistaa esim. onko tiedostot samat kuin varmuuskopiossa tms.?

Näin se onnistuu:

1. Avaa resurssihallinnassa kansiotaso, jonka kansiorakenteen/tiedostoluettelon haluat nähdä.
2. Kopio kansion/tiedoston sijainti osoiteriviltä.
3. Liitä sijaintitieto selaimen osoiteriville
4. Kopio selaimesta sivun tiedot valitsemalla kaikki tiedot.
5. Liitä tiedot Exceliin. Tiedot kopioituvat eri sarakkeisiin ja voit lisätä/poistaa haluamiasi sarakkeita.

Voit poistaa hyperlinkit, valitsemalla ko. solut ja valitse hiiren kakkospainikkeella Poista hyperlinkki. 

Tällä tavalla liitettynä, kansioiden nimet ovat ilman alkupolkua.

Kuvakaappaus dokumenttiin

Lisää (Insert)-valikosta löytyy kuvakaappaustyökalu, jolla voit ottaa kuvakaappauksen näytöltäsi.

1. Avaa ohjelma, johon olet liittämässä kuvakaappauksen. Vie kohdistin haluamaasi paikkaan= KOHDE
2. Aukaise ohjelma/sivu tms. josta haluat ottaa kuvakaappauksen = LÄHDE
3. Valitse ohjelmasta kaappaustoiminto. Sen ominaisuudet vaihtelevat hieman ja ne on kerrottu alempana.
4. Varmuuden vuoksi siirrä ikkunat sihen, ettei kohde- ja lähde-ikkunat ole päällekkäin.
5. Tietokoneen näytön/näyttöjen ala muuttu harmaaksi
6. Rajaa hiiripohjassa haluamasi ala
7. Kuvakaappaus liittyy siihe, missä hiiri oli kohde-dokumentissa

Rajoitteita

• Et voi ottaa kuvakaappausta samasta ohjelmasta, johon olet sitä liittämässä.
• Online-versiossa ei ole kuvakaappaus mahdollisuutta.
• Et voi ottaa kuvakaappausta esim. pudotuslaatikosta tai toiminnosta, jota pitäisi hiirellä ohjata. Tällöin voit käyttää esim. painamalla näppäimistöllä PRINT Screeen-painiketta ja liittää se liitä-komennolla kohteeseen. Tämä toiminto ottaa kuvakaappauksen koko näytöstäsi.

OneNotessa voit ottaa kuvakaappauksen (Lisää > Näyttöleike) määrittämällä hiirellä alueen. Kuva tulee sellaisenaan kohdedokumenttiin Jos kirjoitat sen päälle merkintojä tms. niitä ei voi ryhmittää kokonaisuudeksi.

Wordissa/Excelissä ja PowerPointissa voit ottaa kuvakaappauksen joko valitsemalla aktiivisen ikkunan pikkukuvakkeista ja valitsemalla alhaalta Näyttöleike. Jälkimmäisessä vaihtoehdossa voit rajata haluamasi alueen.

Monipuoliset kuvamuokkausominaisuudetIconHuomaa, että sinulla on monipuoliset kuvan muokkausominaisuudet käytettävissäsi:

• Kuvatyökalut > Muotoile > Rajaa (Crop) voit rajata kuvasta näkyvän minkä alueen tahanasa

• Kuvatyökalut > Muotoile> Kuvan korjaukset, värit, tehosteet, reunat jne.

• Kuvatyökalut > MUotoile> Järjestä-ryhmässä Ryhmitä kuvat yhteen.

HUOM. Näitä ominaisuuksia ei ole Online 2013-versiossa

Alkuperäinen blogi-viesti

Oppimateriaalin jakamismahdollisuudet Office 365ssa

Oppimateriaaleja/sisältöä voi jakaa Office 365 (for Business) -palvelussa eri tavoin:

A. Jaa omasta OneDrivestä kansio tai tiedosto

OneDrive tulisi ajatella omien materiaalien varastoksi. Ne ovat tärkeitä itselle ja harvoin muille. Yhteiskäyttöön on palvelussa tehokkaampia mahdollisuuksia.

OneDriveen voi tallentaa lähes minkälaisia tiedostoja. Laitteen ohjelmavalikoimasta riippuu, miten tiedostot aukeavat. Office 365ssa voi luoda, muokata ja katsoa suoraan Word, Excel, PowerPoint ja OneNote-tiedostoja. Palvelu tallentaa näiden tiedostojen muokkaushistorian, jos ominaisuus on kytketty aktiiviseksi.

Tiedostot voi linkittää sivustoille ja jakoasetuksista riippuu, miten ne näkyvät lukijalle.

B. Jaa tai näytä tiedosto sivustolta

Yhteiskäyttöön voi käyttää sivustoa (työryhmä, opintojakso) ja kerätä siihen materiaalit. Voit jakaa materiaalin linkkinä liitetiedostoon tai tiedoston sijaintiin.

Sivustolla voi aktivoida Tiedostot (Documents) - sovelluksen, joka toimii tiedostolistana. Se toimii samalla tavalla kuin OneDrive mutta siihen voi lisätä erilaisia näkymiä - eri tapoja järjestellä tiedostot näkymään käyttäjäroolin, metatiedon tms. mukaisesti.

Tiedostolistaan, -kirjastoon, voi määritellä oikeudet hyvin tarkasti.

Sisältöjä voi jakaa sivuston sivuilla, jotka ovat oikeasti wiki-sivuja. Sivulle voi olla tekstiä, kuvaa, ääntä, mediaa, hyperlinkkejä, taulukoita. Sivulle voi myös tuoda verkko-osia ja upottaa sisältöä (lähes kaikki missä on upotus-koodi)

Sivuston sisältögalleriassa on listoja, joita voi käyttää erilaisten asioiden listaamiseen. Hyperlink-sovellus on oikeasti listan yksi muoto, kuten kuvagalleriakin.

C. OneNote Classroom 

OneNote Classroom -sovelluksella voi luoda muistikirjaan kolme osaa:

1) Opettajan materiaaleille sivut esim. materiaalin jakamiseen. Käyttäjät voivat vain lukea näitä sivuja.

2) Käyttäjien yhteiskäyttösivut, joissa kaikki voivat muokata sisältöjä

3) Käyttäjien henkilökohtaiset alueet, joiden sivuille pääsevät vain opiskelija itse ja opettaja. 

Muistikirja tallentuu luojan OneDriveen. Microsoftin esittelysivustolla on aiheeseen hyviä ohjeita.

D. Sway -esityksenä

Sway on selaimella muokattava ja katseltava esitysohjelma. Esitys tallentuu Sway-palveluun, joka aktivoidaan samalla Office 365-tunnuksella ja näkyy palvelun vohvelivalikossa.

e. Video portaali

Office 365 -palvelussa on video-portaali, johon voi käyttöoikeuksien rajoissa tallentaa videoita katseltavaksi.

Luennosta julkaistiin myös wiki-sivu.

Office 2016 sovellukset asennettavissa

Office 365:n kautta voit asentaa Office 2013 version, mutta myös uudet 2016-versiot.

Kts. Office ohjelmien asentaminen ja Office 2013-sovellusten Asenna-painikkeen alapuolella on vaihtoehto 2016-sovellusten asentamisesta.

Alkuperäinen blogi-postaus

Miksi työskennellä yhteisöllisesti verkossa?

Pidin kollegani Taina Rytkönen-Suontausta verkkoluennon aiheesta "Yhtei. Aikaisemmin olen postannut aiheesta Verkko mahdollistaa yhteisöllistä työskentelyä

Miksi yhdessä? Etuja ja reunaehtoja

• Laadukkaampia tuotoksia, enemmän näkökulmia, kokemuksia ja osaamista
• Ryhmätyöskentelyn eliittiä on osata työskennellä verkossa, ei ole niin helppo antaa muokata omaa tekstiä tai etsiä ”kultaista keskitietä”
• Vastuu omasta ja ryhmän työskentelystä. Kuten muissakin ryhmätyöskentelymuodoissa on sekä perässä vetäjiä että peesaajia.
• Ideoi, rakentele, yhdistele, linkitä, muotoile, muokkaa, jalosta
• Julkaise, kommentoi, keskustele, arvioi, vertaile, jaa!
• Näy verkossa yksilöllisesti, ryhmänä ja ryhmän jäsenenä (verkkoidentiteetti, julkiset profiilit, näkyvyys verkossa ja somessa)
• Muokkaushistoria näkyvissä
• Varmuuskopiointi palvelun ehdoilla.

Yhteisöllistä kirjoittamista

Yhteisöllisen kirjoittamisen suurin hyöty on se, että kirjoitetaan samaa dokumenttia yhdessä. Aikaisemmin ryhmän jäsenille jaettiin vastuukappaleet ja jokainen kirjoitti oman kappaleensa. Yksi ryhmästä toimi kirjoituksen kokoajana. Nyt verkkopalveluiden kehittyessä on mahdollista kirjoittaa jopa reaaliaikaisesti samaa dokumenttia. Osassa palveluita on myös keskustelumahdollisuus, jolloin voi hioa kirjoituksen juoni ennen kirjoittamista.

Kirjoitusalustoja ovat mm.

• Tieken etherpad-muistio http://muistio.tieke.fi.
• Google tekstidokumentti (Google Docs tai Google Driven kautta jaettu) ja vastaavasti taulukkolaskenta-/esitysgrafiikka/-piirros/-kysely-tiedostot
• Word dokumentti (Word Online tai OneDriven kautta jaettu) ja vastaavasti Excel-, OneNote, PowerPoint, Swayne-tiedostot.
• Wiki-palvelut eivät käy samanaikaiseen työskentelyyn

Yhteisöllistä työskentelyä

Yhteisöllisyyttä ei pidä ajatella vain kirjoitusprosessina, vaan katsoa avoimin silmin erilaisia mahdollisuuksia:

• Yhteisöllisyyttä ei pidä ajatella vain kirjoitusprosessina, vaan katsoa avoimin silmin erilaisia mahdollisuuksia:
• Virtuaaliseen korkkitauluun liitettävät muistilaput käyvät ideointiin tai näkökulman kokoamiseen
• miellekartat
• tiedoston tallennuspalvelut Dropbox, Box.net, Microsoftin Docs.com jne.
• yhteisöpalvelut keskusteluun Facebook, Yammer jne.)
• Kuratointipalvelut:. Pinterest esim. https://www.pinterest.com/saripitkanen1/ipad/ booksmarkien kokoaminen yhdessä toisen kanssa.
• blogipalvelut ja blogin kommentointimahdollisuudet

Miksi haluan kirjautua palveluun?

Tallennus, säilytys, hallinnointi, enemmän toimintoja… Voit palata materiaaliin myöhemmin

Miksi halutaan työskennellä ilman kirjautumista verkossa?

• yksityisyyden suoja
• ei enempää sähköposteja tai sosiaalisen median kanavia käyttöön
• ei halua käyttää some-palvelua työ-/opiskelukäyttöön
• profiilin luomisprosessi

Kun rekisteröityy palvelun käyttäjäksi ...

Yleensä palvelun rekisteröitymiseen tarvitaan sähköpostitili. Joissakin tapauksissa väliaikainen sähköpostitili on hyvä ratkaisu.

10 Minute Mail antaa sähköpostitilin käyttöösi 10 minuutiksi. Aikaa voi pyytää 10 minuuttia lisää. Palvelu on käytettävissä myös suomeksi (kielenvaihto on sivun alalaidassa). Tunnus on muotoa merkkisarja (at) trbvm.com

Palveluita, joihin ei tarvitse kirjautua

• Todaysmeet
• tlk.io
• Tiekenmuistio
• Google Drive, jos on annettu kirjoitusoikeus ilman kirjautumista
• WeTransfer: https://www.wetransfer.com/ - tiedostojen siirtoon
• Korkkitaulu esim. padlet.com  – tarralapputyöskentelyyn
• Miellekarttatyöskeentelyn esim. mindmeister kts. esimerkki. Ylläpitäjän tulee reksiteröityä, mutta kartan voi avata kenen tahansa muokattavaksi

Kts. vielä Anne Ronkaan Ilman kirjautumista somettelua, joka on päivitetty 01/2015) 

ja Matleena Laakson diasarja samasta aiheesta.

Luennosta julkaistiin wiki-sivu. 

Osoitetarrat Outlookin yhteystiedoista

On (tai pikemminkin oli) taas se aika vuodesta, jolloin huomaa ettei osoitekirja ole ajantasalla tai ainakin joulukorttilista pitäisi päivittää.

Minulla on yhteystiedot Outlookin yhteystiedoista, joille olen lähettämässä postitse tai sähköpostitse joulukorttini.

Yhteystietojen luokittelu

Minä olen luokitellut yhteystiedot mm. seuraaviin luokkiin: henkilökohtaiset, suku, työ, ekortti, postikortti, projektiA.... Sama yhteystieto voi kuulua moneen eri luokkaan. kts. pikaohjeeni luokittelun tekemisestä ja Outi Lammi on hienosti perustellut postauksessaan "Outlookin väriluokista apua sähköpostikaaokseen" luokittelun merkityksessä sähköpostien lajitteluun. Idea toimii myös yhteystietojen luokittelussa.

pssst! Ja tämän luokittelun/päivittäminen voi aikatauluttaa itselleen jo marraskuulle....

Yhteystietojen järjestäminen luokkien mukaisesti

Voit tarkastella kontakteja luokkien mukaisesti valitsemalla View | Näytä ja sieltä Categories | Kategoriat.

Kategoriaryhmänssä näkyy montako ryhmään kuuluu eli montako korttia minulla pitää olla.

Jos näkymässä ei näy kaikkia haluamasi tietoja, voit määritellä niitä View | Näytä > View Settings |Näkymä asetukset > Columns | Sarakkeet.

Vasemmassa laatikossa näkyvät kaikki käytettävissä olevat sarake-kentät ja oikealla puolella näytettävät sarakekentät. Voit lisätä sarake-kentän näkymään:
1. Aktivoi vasemmasta laatikosta haluamasi sarakekenttä
2. Klikkaa Add | Lisää -komennolla se oikealle puolelle.

Vastaavasti Remove | Poista-komennolla voit poistaa sarakkeen näkymästä. Huomaa, että yläpuolella on valmiita kategorioita saraketiedoista (Frequently-used fields | Yleisimmin käytetyt, Address fields | Osoitekentät jne.)

Voit myös muuttaa sarakkeiden järjestystä:
1. Valitse siirrettävä sarakeotsikko oikeanpuoleisesta laatikosta
2. Valitse laatikon alapuolelta Move up | Siirrä ylös tai Move down | Siirrä alas.

Kaksi OK-painallusta ja muutokset tulevat voimaan.

Yhteystietojen vienti Wordiin osoitetarkkoiksi/kirjekuoriksi

Aikaisemmin tekemässäni ohjeessa Luokittelu ja saman luokan yhteystietojen vienti Wordiin tarroihin yhdistäminen tapahtuu aloittamalla Outlookissa ja tehdään loppuun Wordissa.

Osoiteiston yhdistäminen wordissa

Wordissa voit ottaa suoraan määrätyn osoitteiston käyttöön postitusta varten.

Aloita yhdistäminen valitsemalla Wordin valintanauhassa Mailings | Postitus > Select Recipiens > Valitse vastaanottajat ja sielätä Choose from Outlook Contacts. Tämän jälkeen aukeaa ikkuna, jossa voit määritellä minkä tilin yhtestiedot-kansiosta haluat valita yhteystiedot.

Voit järjestellä listaa esim. Filter | Suodata - etsiä jostakin sarakkeesta määrätyn tiedon. Esim. jonkun maan mukaisesti. Valitettavasti valikoissa ei ole mahdollista valita määrättyyn luokkaan kuuluvia.

Toki voit määritellä User1-4 luokkaan tiedon esim. ekortti/joulukortti tms. ja käyttää sitä suodattamisessa hyväksesi....

ekortti sähköpostilla kaikille samaan luokkaan kuuluville

Voit lähettää kaikille samaan luokkaan kuuluvielle ryhmäpostituksen:
1. Lajittele yhteystiedot aikaisemmin sivulla kerrotun mukaisesti
2. Valitsele kaikki samaan luokkaan kuuluvat yhteystiedot.
3. Valitse Home > Email ja sähköpostiosoitteet tulevat näkyviin to-kenttään. Netikettiohjeiden mukaisesti massapostitukset tulisi lähettää piilokopiona eli bss-kentän kautta.
4. Kirjoita viesti ja liitä kuva ja lähetä viestisi.

Yhteystiedot Outlookista Exceliin

Organisaatiossa saattaa olla erikseen ylläpidetty rekisteri joulutervehdyksen saajista. Siihen on voitu ottaa mukaan jokin tietokantasovellus, josta suoraan saa tarrat tulostettua. Mutta usein näkyy käytettävän Exceliä postitusta varten. Voit myös tuoda Yhteysteidot Oulookista Exceliin ja poistaa siinä ylimääräiset tiedot.

Osoitetarrojen luomisesta Excelistä  on esim. ohje Osoitetarrojen luominen ja tulostaminen Excelin osoiteluettelosta tai Humakin ohje.

Hyperlinkin poistaminen monesta Excel-solusta

Onko sinua koskaan häirinnyt se, että kopioidessasi esim. www-sivulta taulukkoa tms. liitetyssä tiedossa on usein hyperlinkkiominaisuus mukana?

Ei hätää! Saat poistettua vaivattomasti hyperlinkin esim. Excelistä:

1. Kirjoita tyhjään soluun numero 1
2. Kopio ko. solu
3. Maalaa alue, jonka hyperlinkit haluat poistaa
4. Valitse hiiren kakospainikkeella liitä määräten (paste special) ja valitse Laskutoimitus-ryhmästä Kerro (multiply)

Kts. esim. YVAmmangenin video "Excel: How to remove hyperlink from cells in Excel 2007"

Excel 2007: Musta-valkoinen kaavio

Aikani tuskailin Excel 2007 -ohjelman valikoissa etsien mahdollisuutta muuttaa kaavio musta-valkoiseksi. Liukuvärejä ja harmaasävyjä löytyi heti, samoin kuin kuvan liittämistä täyttökuvioksi. Mutta niitä perinteisiä täyttökuvioita (pisteitä, viivoja jne.) ei löytynyt. Loppujen lopuksi laitoin hakukoneen töihin ja löytyihän se englanninkielinen apu.

Osoitteessa http://blogs.office.com/b/microsoft-excel/archive/2007/11/16/chart-pattern-fills.aspx kerrotaan hyvin, miten ongelma ratkaistaan.

1. Tallensin sivulla jaossa olevan tiedoston tietokoneelle.
2. Purin ko. zip-tiedostosta tiedoston PattermUI.xlam. kovalevylle haluamaani paikkaan.
3. Tuplaklikkasin tiedostoa, kun ei kerrottu sen tarkemmin, mihin se pitäisi tallentaa. Se ei siis ole mikään asennustiedosto.
4. Aukaisin tiedoston, jossa on kaavio, jonka ulkoasua haluaisin muokata mieleisekseni.
5. Valitsin kaavion muokattavaksi.
6. Käynnistin Visual Basic-editorin painamalla ALT + F11
7. Klikkasin Visual Basic ikkunassa CTRL + G, jolloin alareunaan tulee näkyviin Immediate-ikkuna
8. Ko. ikkunaan kirjoitin selection.fill.patterned. Koko kaavio tuli materiaalikuviolliseksi.
9. Siirtyessäni Excelin pääikkunan puolelle, oli muotoilu-valintanauhaan ilmestynyt täyttömateriaali-valintapainike (Patterns).
10. Valitsin kaaviosta haluamani alueen ja valitsin sille haluamani täytön.

Jatkossa, jos haluan materiaalitäytön aktiiviseksi, pitää minun aina muistaa aukaista tallennettu PatternmUI.xlam -tiedosto.

Iän laskeminen Excelissä

Piti ihan vähän aikaa seikkailla Excelissä (2007 versio) ja miettiä, mitenkäs se ikä lasketaan kahden päivämäärän perusteella. Löytyihän se, mutta piti ottaa Google avuksi.

 Eli jos solussa J2 on syntymäaika ja solussa K2 on päivämäärä, jolle ikä pitäisi laskea, niin suomenkielisessä Excelissä funktio muodostuu


=PVMERO(J2;K2;"Y")& "v " &PVMERO(J2;K2;"YM")& "kk "

Saa tulokseksi esim. 19v 2kk

Jos haluat, että ikä esitetään vain

• vuosina   =PVMERO(J2;K2;"Y") saa tulokseksi 19
• kuukausina  =PVMERO(J2;K2;"M") saa tulokseksi 230
• päivinä  =PVMERO(J2;K2;"D")

Soluun, johon päivämäärä muodostuu, tulee solun asetuksessa määritellä muotoiluksi luku - ei siis päivämäärä!
Arvaa vaan, montako kertaa yritin ja yritin, mutta kun ei mukamas onnistunut.


Seuraava kinkkinen asia olikin sitten se, että toisessa tietokoneessa, jossa piti jatkaa ko. taulukkoa, olikin englanninkielinen Excel.... Kaava ei sitten enää toiminutkaan... Tuossa koneessa oli Office 2007 Student -versio. Siinä ei Exceliä pysty määrittämään suomenkieliseksi, eikä sillä pystynyt tekemään kaavioitakaan. Eli jokin riisuttu versio.... Voi ärränmurrin!