Excel tekstinkäsittelyn apuna

Excel 2013 voi käyttää tekstinkäsittelyssä apuna. Tässä esiteltynä muutamia itselle hyödyllisiä vinkkejä

Taulukon tuonti Wordista Exceliin

1. Maalaa haluamasi taulukko Wordissa
2. Liitä se Exceliin Liitä > Liitä määräten ja valitse teksti. Näin taulukon sisältö tulee Excelissä soluihin.

Jo sinulle tulee tilanne, että rivillä oleva teksti tulee Excelissä kaikki samaan soluun, erota tieto omiin sarakkeihin (katso ohje alempaa).

Juokseva numerointi

Jos tarvitset luetteloon sarakkeen, jossa on asian numero:

1. Lisää sarake haluamaasi kohtaan
2. Kirjoita ensimmäiseen soluun numero 1
3. Täytä automaattisella täyttökahvaa käyttäen sarakkeen seuraavat solut. Valitse kelluvasta valikosta Täytä sarjat/Fill Series. (Lisätietoa Microsoftilta http://office.microsoft.com/fi-fi/excel-help/laskentataulukon-solujen-tayttaminen-automaattisesti-HP001216366.aspx#BMaboutfillhandle)

Transponointi, taulukon kääntäminen

Jos haluat vaihtaa rivien ja sarakkeiden paikkaa:

1. Valitse haluamasi alue, josta tiedot otetaan
2. Kopio tiedot
3. Laita hiiri haluamaasi kohtaan, mihin tiedot tulevat
4. Liitä > Transponoi

(Pika)Suodata tiedot

Jos haluat asia järjestykseen (aakkosjärjestykseen, esiintymisjärjestykseen) voit käyttää Pikasuodatus-ominaisuutta

1. Valitse otsikkorivi
2. Valitse työkaluriviltä Aloitus > Lajittele ja suodata > Suodata. Kaikkiin soluihin, joissa on tekstiä tulee näkyviin pieni nuoli, josta voit valita asioita näkymään määrätyin ehdoin.

Ohjelman alalaidassa näkyy, montako esiintymää suodattimen jälkeen aineistosta on löytynyt.

Tyhjennä suodattimet

Jos haluat kerralla tyhjentää kaikki suodatinominaisuudet, valitse Aloitus > Lajittele ja suodata > Tyhjennä

Korvaa entinen tieto

Jos haluat korvata tiedon toisella

1. Valitse alue (solu/rivi)
2. Valitse Aloitus > Etsi ja valitse > Korvaa
3. Kirjoita Etsittävä-ruutuun haluamasi sana, joka korvaantuu toisella
4. Kirjoita Korvaava-ruutuun sana, joka korvaa edellisen sanan. Huomioi virhemahdollisuudet. Esim. at-merkkijono on sanoissa kissat, kassat jne.

Voit käyttää myös Korvaa (Replace)-funktiota.
Vaihda (Substitute)-funktiolla korvaantuu vanha teksti uudella tekstillä.

Määritä solun sisältö tekstiksi

Solun muotoilu teksti, jolloin esim. puhelinnumero näkyy kokonaan. Esim. nolla jää pois ollessaan ensimmäisenä numerona eikä sen jälkeen ole pilkkua.
Tai käytä Teksti-funktiota.

Erota kaksi tietoa yhdestä solusta kahteen soluun

Jos erotettavat tiedot ovat samassa solussa ja erotettava tieto on erotettavissa määrätyllä merkillä, sarkaimella, puolipisteellä, pilkulla tai välilyönnillä.
Tiedot > Teksti sarakkeisiin.

Kapiteelilla (isoilla kirjaimilla) kirjoitettu teksti niin, että kaikki ensimmäiset kirjaimet ovat isoja

Erisnimi (Proper)-funktio muuttaa jokaisen tekstimuotoisen sanan ensimmäisen kirjaimen isoksi kirjaimeksi ja kaikki muut kirjaimet pieniksi.

Korjaa käsin tai etsi

Icon

Jos listassa on esim. nimiä, jotka tulee ollakin pienellä esim. Steven von Helst. Tämä funktio muuttaa Von. Nämä pitää korjata käsin tai etsiä ne isosta listasta esim. Etsi-toiminnolla.

Teksti kapiteeleiksi

Isot (Upper)-funktio muutta tekstin isoin kirjaimin kirjoitetuksi

Teksti pienillä kirjoitettuna

Pienet (Lower)-funktio muuttaa kaiken tekstin pienellä kirjoitettuna.

Ketjuta teksti

Ketjuta (Concatenate)-funktiolla voit yhdistää erilliset tekstit yhteen.

Välimerkit kaavaan mukaan

Jos viittaat funktiolla soluihin, joissa on tekstiä, lopputuloksena saat kaikki tekstit yhteen pötköön.
Muista siis käyttää kaavassa välimerkkejä tarpeen mukaan. Kirjoita haluamasi välimerkki TestiX-ruutuun haluamaasi kohtaan.

Irroitta tekstiä solusta

Käytä Oikea (Right)/Vasen (Left) -funktiota, joka palauttaa määritetyn määrän merkkejä tekstistä. Oikea tekstin lopusta lukien ja Vasen tekstin alusta lukien.
Poimi.teksti (Mid)-funktio irroittaa haluamasi määrän tekstiä halutusta paikasta lukien.

Poista ylimääräiset tyhjät välilyönnit

Korvaa (Replace)-toiminnolla, jossa korvattava on kaksi välilyöntiä ja korvaava yksi välilyönti
Poista.välit (Trim)-funktio poistaa välit tekstistä paitsi ne jotka on yksittäisten sanojen välissä.

Montako kertaa asia esiintyy?

Kun haluat tietää, montako kertaa jokin asia esiintyy:
a) Pikasuodatus-ominaisuudella
b) Laske.jos (Countif)-funktiolla, jossa haetaan yhdellä hakutuloksella

• ensin määritellään alue, mistä lasketaan
• sitten viitataan soluun, missä mainitaan etsittävä arvo
• lopputuloksena saat luvun, joka kertoo montako kertaa etsittävä asia esiintyy

Laske (Count)-funktio laskee vain ne esiintymät, joissa on lukuja.
>> Lisätietoa Microsoftilta http://office.microsoft.com/fi-fi/excel-help/laske-jos-laske-jos-funktio-HA102753077.aspx?CTT=1
c) Laske.jos.joukko -funktiolla haetaan tietoja usella hakuehdolla
>> Lisätietoa Microsoftilta http://office.microsoft.com/fi-fi/excel-help/laske-jos-joukko-laske-jos-joukko-funktio-HA102753238.aspx?CTT=1

Funktiolla tehdyn sisällön kopioiminen

Liitä arvot (Value)

Icon

Jos haluat kopioida tekstin, jossa on käytetty jotakin funktioita, toiseen paikkaan, normaali kopioi-liitä näkyy oikeasti vain funktion sisältö.
Jos haluat, että funtion arvo näykyy sellaisenaan käytä liittämisessä Liitä arvot (values) toimintoa.

Taulukon vienti Excelistä Wordiin

1. Kopio taulukko Excelissä
2. Liitä taulukko Wordiin. Taulukon sisältö tulee Wordiin taulukkona.
3. JOS haluat tekstin pois taulukosta
   1. Valitse taulukko Wordissa
   2. Valitse Taulukkotyökaluriviltä Asettelu > Tiedot > Muunna tekstiksi. Määrittele rivien erottimeksi haluamasi merkki. Yleensä käytetään kappalemerkkiä, jolloin rivien sisältö on jokainen omalla rivilllään.

Tuplatietojen poistaminen

Kaksoiskappaleiden etsiminen ja poistaminen samasta taulukosta

Alla olevan linkin ohjetta noudattaen voit etsiä ja poistaa samassa taulukossa olevat tuplamerkinnät
>> Lisätietoja Microsoftilta Kaksoiskappaleiden etsiminen ja poistaminen

Vertaa kahden tiedoston muutokset

Aukaise Start > Office 2013 Tools > Spreadsheet Compare
Jos haluat muuttaa toisen tiedoston tietoja, ota ylös ne tiedot mitkä pitää muuttaa ja täydennä haluamaasi tiedostoa
>> More information http://office.microsoft.com/en-us/support/basic-tasks-in-spreadsheet-compare-HA102834117.aspx

Taulukon näkymiseen vinkkejä

Saman työkirjan kaksi taulukkoa näkyviin samaan aikaan

Jos haluat nähdä samasta asiakirjasta kaksi erillistä ikkunaa:

1. Valitse Näytä > Uusi ikkuna

Jaa näyttö näyttämään samasta taulukosta kahta eri kohtaa

Kun haluat nähdä samasta taulukosta esim. alkupään ja loppupään:

1. Valitse työkaluriviltä Näytä > Jaa
2. Vedä jakoviiva haluamaasi kohtaan

Poista jako vastaavasti Näytä > Jaa tai raahaa jakoviiva raulukon reunaan.

Yksi vai kaksi jakoviivaa?

Jos olet valinnut koko sarakkeen ja aktivoit jaon, saat yhden pystyjakoviivan sarakkeen eteen.
Vastaavasti jos valitset koko rivin, saat yhden vaakajakoviivan rivin eteen.
Jos olet valinnut yhden solun/alueen, saat kaksi jakoviivaa, sekä pysyt- että vaakajakoviivan.

Kiinnitä ruudut

Jos haluat kiinnittää esim. ensimmäisen rivin valitse Näytä > Kiinnitä ruudut > Kiinnitä ruudut. Vastaavasti poista kiinnitys valitsemalla Vapauta ruudut.
Huomioi,että valikossa on vaihtoehdot Kiinnitä ylin rivi/ensimmäinen sarake.
Tällä toimenpiteellä osa ruuduista pysyy paikoillaan ja muut vierittyvät sisällön mukaisesti.
Mieti, kumpi sopii paremmin sinun työskentelyysi: Kiinnitä ruudut vai jaa näyttö.

Julkaistu aiemmin 3.12.2013