Osallistujalista näkyviin

Haluatko tietää, ketkä on kutsuttu palaveriin ja saada heidät listana pöytäkirjaan?

 

1. Avaa kokousmerkintä
   
2. Valitse valintanauhasta Meeting > Scheduling Assistant
3. Valitse osallistujat
4. Mene asiakirjaan, johon haluat liittää osallistujalistan.
5. Liitä osallistujalista. Nimien välissä on erottelumerkki ;
6. Jos haluat Wordissa muuttaa listan allekkain, joudut tekemään siitä ensin listan:
1. Valitse lista
2. Muuta lista 
   
3. Valitse vautuvasta Sort Text-ikkunasta Options

 

  

Kuvakaappaus dokumenttiin

Lisää (Insert)-valikosta löytyy kuvakaappaustyökalu, jolla voit ottaa kuvakaappauksen näytöltäsi.

1. Avaa ohjelma, johon olet liittämässä kuvakaappauksen. Vie kohdistin haluamaasi paikkaan= KOHDE
2. Aukaise ohjelma/sivu tms. josta haluat ottaa kuvakaappauksen = LÄHDE
3. Valitse ohjelmasta kaappaustoiminto. Sen ominaisuudet vaihtelevat hieman ja ne on kerrottu alempana.
4. Varmuuden vuoksi siirrä ikkunat sihen, ettei kohde- ja lähde-ikkunat ole päällekkäin.
5. Tietokoneen näytön/näyttöjen ala muuttu harmaaksi
6. Rajaa hiiripohjassa haluamasi ala
7. Kuvakaappaus liittyy siihe, missä hiiri oli kohde-dokumentissa

Rajoitteita

• Et voi ottaa kuvakaappausta samasta ohjelmasta, johon olet sitä liittämässä.
• Online-versiossa ei ole kuvakaappaus mahdollisuutta.
• Et voi ottaa kuvakaappausta esim. pudotuslaatikosta tai toiminnosta, jota pitäisi hiirellä ohjata. Tällöin voit käyttää esim. painamalla näppäimistöllä PRINT Screeen-painiketta ja liittää se liitä-komennolla kohteeseen. Tämä toiminto ottaa kuvakaappauksen koko näytöstäsi.

OneNotessa voit ottaa kuvakaappauksen (Lisää > Näyttöleike) määrittämällä hiirellä alueen. Kuva tulee sellaisenaan kohdedokumenttiin Jos kirjoitat sen päälle merkintojä tms. niitä ei voi ryhmittää kokonaisuudeksi.

Wordissa/Excelissä ja PowerPointissa voit ottaa kuvakaappauksen joko valitsemalla aktiivisen ikkunan pikkukuvakkeista ja valitsemalla alhaalta Näyttöleike. Jälkimmäisessä vaihtoehdossa voit rajata haluamasi alueen.

Monipuoliset kuvamuokkausominaisuudetIconHuomaa, että sinulla on monipuoliset kuvan muokkausominaisuudet käytettävissäsi:

• Kuvatyökalut > Muotoile > Rajaa (Crop) voit rajata kuvasta näkyvän minkä alueen tahanasa

• Kuvatyökalut > Muotoile> Kuvan korjaukset, värit, tehosteet, reunat jne.

• Kuvatyökalut > MUotoile> Järjestä-ryhmässä Ryhmitä kuvat yhteen.

HUOM. Näitä ominaisuuksia ei ole Online 2013-versiossa

Alkuperäinen blogi-viesti

Oppimateriaalin jakamismahdollisuudet Office 365ssa

Oppimateriaaleja/sisältöä voi jakaa Office 365 (for Business) -palvelussa eri tavoin:

A. Jaa omasta OneDrivestä kansio tai tiedosto

OneDrive tulisi ajatella omien materiaalien varastoksi. Ne ovat tärkeitä itselle ja harvoin muille. Yhteiskäyttöön on palvelussa tehokkaampia mahdollisuuksia.

OneDriveen voi tallentaa lähes minkälaisia tiedostoja. Laitteen ohjelmavalikoimasta riippuu, miten tiedostot aukeavat. Office 365ssa voi luoda, muokata ja katsoa suoraan Word, Excel, PowerPoint ja OneNote-tiedostoja. Palvelu tallentaa näiden tiedostojen muokkaushistorian, jos ominaisuus on kytketty aktiiviseksi.

Tiedostot voi linkittää sivustoille ja jakoasetuksista riippuu, miten ne näkyvät lukijalle.

B. Jaa tai näytä tiedosto sivustolta

Yhteiskäyttöön voi käyttää sivustoa (työryhmä, opintojakso) ja kerätä siihen materiaalit. Voit jakaa materiaalin linkkinä liitetiedostoon tai tiedoston sijaintiin.

Sivustolla voi aktivoida Tiedostot (Documents) - sovelluksen, joka toimii tiedostolistana. Se toimii samalla tavalla kuin OneDrive mutta siihen voi lisätä erilaisia näkymiä - eri tapoja järjestellä tiedostot näkymään käyttäjäroolin, metatiedon tms. mukaisesti.

Tiedostolistaan, -kirjastoon, voi määritellä oikeudet hyvin tarkasti.

Sisältöjä voi jakaa sivuston sivuilla, jotka ovat oikeasti wiki-sivuja. Sivulle voi olla tekstiä, kuvaa, ääntä, mediaa, hyperlinkkejä, taulukoita. Sivulle voi myös tuoda verkko-osia ja upottaa sisältöä (lähes kaikki missä on upotus-koodi)

Sivuston sisältögalleriassa on listoja, joita voi käyttää erilaisten asioiden listaamiseen. Hyperlink-sovellus on oikeasti listan yksi muoto, kuten kuvagalleriakin.

C. OneNote Classroom 

OneNote Classroom -sovelluksella voi luoda muistikirjaan kolme osaa:

1) Opettajan materiaaleille sivut esim. materiaalin jakamiseen. Käyttäjät voivat vain lukea näitä sivuja.

2) Käyttäjien yhteiskäyttösivut, joissa kaikki voivat muokata sisältöjä

3) Käyttäjien henkilökohtaiset alueet, joiden sivuille pääsevät vain opiskelija itse ja opettaja. 

Muistikirja tallentuu luojan OneDriveen. Microsoftin esittelysivustolla on aiheeseen hyviä ohjeita.

D. Sway -esityksenä

Sway on selaimella muokattava ja katseltava esitysohjelma. Esitys tallentuu Sway-palveluun, joka aktivoidaan samalla Office 365-tunnuksella ja näkyy palvelun vohvelivalikossa.

e. Video portaali

Office 365 -palvelussa on video-portaali, johon voi käyttöoikeuksien rajoissa tallentaa videoita katseltavaksi.

Luennosta julkaistiin myös wiki-sivu.

Office 2016 sovellukset asennettavissa

Office 365:n kautta voit asentaa Office 2013 version, mutta myös uudet 2016-versiot.

Kts. Office ohjelmien asentaminen ja Office 2013-sovellusten Asenna-painikkeen alapuolella on vaihtoehto 2016-sovellusten asentamisesta.

Alkuperäinen blogi-postaus

Miksi työskennellä yhteisöllisesti verkossa?

Pidin kollegani Taina Rytkönen-Suontausta verkkoluennon aiheesta "Yhtei. Aikaisemmin olen postannut aiheesta Verkko mahdollistaa yhteisöllistä työskentelyä

Miksi yhdessä? Etuja ja reunaehtoja

• Laadukkaampia tuotoksia, enemmän näkökulmia, kokemuksia ja osaamista
• Ryhmätyöskentelyn eliittiä on osata työskennellä verkossa, ei ole niin helppo antaa muokata omaa tekstiä tai etsiä ”kultaista keskitietä”
• Vastuu omasta ja ryhmän työskentelystä. Kuten muissakin ryhmätyöskentelymuodoissa on sekä perässä vetäjiä että peesaajia.
• Ideoi, rakentele, yhdistele, linkitä, muotoile, muokkaa, jalosta
• Julkaise, kommentoi, keskustele, arvioi, vertaile, jaa!
• Näy verkossa yksilöllisesti, ryhmänä ja ryhmän jäsenenä (verkkoidentiteetti, julkiset profiilit, näkyvyys verkossa ja somessa)
• Muokkaushistoria näkyvissä
• Varmuuskopiointi palvelun ehdoilla.

Yhteisöllistä kirjoittamista

Yhteisöllisen kirjoittamisen suurin hyöty on se, että kirjoitetaan samaa dokumenttia yhdessä. Aikaisemmin ryhmän jäsenille jaettiin vastuukappaleet ja jokainen kirjoitti oman kappaleensa. Yksi ryhmästä toimi kirjoituksen kokoajana. Nyt verkkopalveluiden kehittyessä on mahdollista kirjoittaa jopa reaaliaikaisesti samaa dokumenttia. Osassa palveluita on myös keskustelumahdollisuus, jolloin voi hioa kirjoituksen juoni ennen kirjoittamista.

Kirjoitusalustoja ovat mm.

• Tieken etherpad-muistio http://muistio.tieke.fi.
• Google tekstidokumentti (Google Docs tai Google Driven kautta jaettu) ja vastaavasti taulukkolaskenta-/esitysgrafiikka/-piirros/-kysely-tiedostot
• Word dokumentti (Word Online tai OneDriven kautta jaettu) ja vastaavasti Excel-, OneNote, PowerPoint, Swayne-tiedostot.
• Wiki-palvelut eivät käy samanaikaiseen työskentelyyn

Yhteisöllistä työskentelyä

Yhteisöllisyyttä ei pidä ajatella vain kirjoitusprosessina, vaan katsoa avoimin silmin erilaisia mahdollisuuksia:

• Yhteisöllisyyttä ei pidä ajatella vain kirjoitusprosessina, vaan katsoa avoimin silmin erilaisia mahdollisuuksia:
• Virtuaaliseen korkkitauluun liitettävät muistilaput käyvät ideointiin tai näkökulman kokoamiseen
• miellekartat
• tiedoston tallennuspalvelut Dropbox, Box.net, Microsoftin Docs.com jne.
• yhteisöpalvelut keskusteluun Facebook, Yammer jne.)
• Kuratointipalvelut:. Pinterest esim. https://www.pinterest.com/saripitkanen1/ipad/ booksmarkien kokoaminen yhdessä toisen kanssa.
• blogipalvelut ja blogin kommentointimahdollisuudet

Miksi haluan kirjautua palveluun?

Tallennus, säilytys, hallinnointi, enemmän toimintoja… Voit palata materiaaliin myöhemmin

Miksi halutaan työskennellä ilman kirjautumista verkossa?

• yksityisyyden suoja
• ei enempää sähköposteja tai sosiaalisen median kanavia käyttöön
• ei halua käyttää some-palvelua työ-/opiskelukäyttöön
• profiilin luomisprosessi

Kun rekisteröityy palvelun käyttäjäksi ...

Yleensä palvelun rekisteröitymiseen tarvitaan sähköpostitili. Joissakin tapauksissa väliaikainen sähköpostitili on hyvä ratkaisu.

10 Minute Mail antaa sähköpostitilin käyttöösi 10 minuutiksi. Aikaa voi pyytää 10 minuuttia lisää. Palvelu on käytettävissä myös suomeksi (kielenvaihto on sivun alalaidassa). Tunnus on muotoa merkkisarja (at) trbvm.com

Palveluita, joihin ei tarvitse kirjautua

• Todaysmeet
• tlk.io
• Tiekenmuistio
• Google Drive, jos on annettu kirjoitusoikeus ilman kirjautumista
• WeTransfer: https://www.wetransfer.com/ - tiedostojen siirtoon
• Korkkitaulu esim. padlet.com  – tarralapputyöskentelyyn
• Miellekarttatyöskeentelyn esim. mindmeister kts. esimerkki. Ylläpitäjän tulee reksiteröityä, mutta kartan voi avata kenen tahansa muokattavaksi

Kts. vielä Anne Ronkaan Ilman kirjautumista somettelua, joka on päivitetty 01/2015) 

ja Matleena Laakson diasarja samasta aiheesta.

Luennosta julkaistiin wiki-sivu. 

Osoitetarrat Outlookin yhteystiedoista

On (tai pikemminkin oli) taas se aika vuodesta, jolloin huomaa ettei osoitekirja ole ajantasalla tai ainakin joulukorttilista pitäisi päivittää.

Minulla on yhteystiedot Outlookin yhteystiedoista, joille olen lähettämässä postitse tai sähköpostitse joulukorttini.

Yhteystietojen luokittelu

Minä olen luokitellut yhteystiedot mm. seuraaviin luokkiin: henkilökohtaiset, suku, työ, ekortti, postikortti, projektiA.... Sama yhteystieto voi kuulua moneen eri luokkaan. kts. pikaohjeeni luokittelun tekemisestä ja Outi Lammi on hienosti perustellut postauksessaan "Outlookin väriluokista apua sähköpostikaaokseen" luokittelun merkityksessä sähköpostien lajitteluun. Idea toimii myös yhteystietojen luokittelussa.

pssst! Ja tämän luokittelun/päivittäminen voi aikatauluttaa itselleen jo marraskuulle....

Yhteystietojen järjestäminen luokkien mukaisesti

Voit tarkastella kontakteja luokkien mukaisesti valitsemalla View | Näytä ja sieltä Categories | Kategoriat.

Kategoriaryhmänssä näkyy montako ryhmään kuuluu eli montako korttia minulla pitää olla.

Jos näkymässä ei näy kaikkia haluamasi tietoja, voit määritellä niitä View | Näytä > View Settings |Näkymä asetukset > Columns | Sarakkeet.

Vasemmassa laatikossa näkyvät kaikki käytettävissä olevat sarake-kentät ja oikealla puolella näytettävät sarakekentät. Voit lisätä sarake-kentän näkymään:
1. Aktivoi vasemmasta laatikosta haluamasi sarakekenttä
2. Klikkaa Add | Lisää -komennolla se oikealle puolelle.

Vastaavasti Remove | Poista-komennolla voit poistaa sarakkeen näkymästä. Huomaa, että yläpuolella on valmiita kategorioita saraketiedoista (Frequently-used fields | Yleisimmin käytetyt, Address fields | Osoitekentät jne.)

Voit myös muuttaa sarakkeiden järjestystä:
1. Valitse siirrettävä sarakeotsikko oikeanpuoleisesta laatikosta
2. Valitse laatikon alapuolelta Move up | Siirrä ylös tai Move down | Siirrä alas.

Kaksi OK-painallusta ja muutokset tulevat voimaan.

Yhteystietojen vienti Wordiin osoitetarkkoiksi/kirjekuoriksi

Aikaisemmin tekemässäni ohjeessa Luokittelu ja saman luokan yhteystietojen vienti Wordiin tarroihin yhdistäminen tapahtuu aloittamalla Outlookissa ja tehdään loppuun Wordissa.

Osoiteiston yhdistäminen wordissa

Wordissa voit ottaa suoraan määrätyn osoitteiston käyttöön postitusta varten.

Aloita yhdistäminen valitsemalla Wordin valintanauhassa Mailings | Postitus > Select Recipiens > Valitse vastaanottajat ja sielätä Choose from Outlook Contacts. Tämän jälkeen aukeaa ikkuna, jossa voit määritellä minkä tilin yhtestiedot-kansiosta haluat valita yhteystiedot.

Voit järjestellä listaa esim. Filter | Suodata - etsiä jostakin sarakkeesta määrätyn tiedon. Esim. jonkun maan mukaisesti. Valitettavasti valikoissa ei ole mahdollista valita määrättyyn luokkaan kuuluvia.

Toki voit määritellä User1-4 luokkaan tiedon esim. ekortti/joulukortti tms. ja käyttää sitä suodattamisessa hyväksesi....

ekortti sähköpostilla kaikille samaan luokkaan kuuluville

Voit lähettää kaikille samaan luokkaan kuuluvielle ryhmäpostituksen:
1. Lajittele yhteystiedot aikaisemmin sivulla kerrotun mukaisesti
2. Valitsele kaikki samaan luokkaan kuuluvat yhteystiedot.
3. Valitse Home > Email ja sähköpostiosoitteet tulevat näkyviin to-kenttään. Netikettiohjeiden mukaisesti massapostitukset tulisi lähettää piilokopiona eli bss-kentän kautta.
4. Kirjoita viesti ja liitä kuva ja lähetä viestisi.

Yhteystiedot Outlookista Exceliin

Organisaatiossa saattaa olla erikseen ylläpidetty rekisteri joulutervehdyksen saajista. Siihen on voitu ottaa mukaan jokin tietokantasovellus, josta suoraan saa tarrat tulostettua. Mutta usein näkyy käytettävän Exceliä postitusta varten. Voit myös tuoda Yhteysteidot Oulookista Exceliin ja poistaa siinä ylimääräiset tiedot.

Osoitetarrojen luomisesta Excelistä  on esim. ohje Osoitetarrojen luominen ja tulostaminen Excelin osoiteluettelosta tai Humakin ohje.