Haluaisitko kuulla osanottoviestit sähköpostitse vai suoralla kontaktilla?
Minä ehkä haluaisin sellaisest sähköpostitse. Tunteet ovat todennäköisesti niin herkässä etten tietäisi mitä puhelimessa sanoisin. Kiitos ja näkemiin? Voisin lukea kannustavat viestit uudelleen ja uudelleen. Toisesta ihmisestä sähköpostilla välitetty osanottoviestit saattavat tuntua tunteettomilta, varsinkin jos vielä viestit on lähetetty monen muun ihmisen nimissä. Olisiko silloin parempi lähettää kortti tms? Kukkien lähettäminen on edelleen aivan erinomainen tapa muistaa. Interfloran kautta lähtee mihin päin Suomea tahansa.
Viestin aihe
Vieläkö sinä saat sähköposteja, joissa ei ole minkäänlaista otsikkoa? Minulle niitä vähän väliä tupsahtaa. Miten muistat, mitä viestissä kerrotaan ja löydät sen satojen viestien seasta? Aikaisemmin on jo ohjeistettu, että kirjoita aiheesta ja vain siitä. Jos vaihdat aihetta, kirjoita uusi viesti. Näin viestin käsittely on jouhevaa.
Mihin käytät työnantajan sähköpostia?
Minä käytän vain ja ainoastaan työasioihin. Kun on töissä samassa organisaatiossa kuin on jatko-opiskelijana, opiskelija- ja työrooli välillä sekoittuvat. Tosin nythän voisi käyttää student-postia jatko-opiskeluun. Mutta kun sielläkin pitäisi jatkossa toimia opettajana. Hmmmmm.... tätä pitää vielä jatkokehittää.
Oikaisetko byrokratiaketjussa?
Organisaatiossa tulee edelleen toimia ohjeiden mukaisesti. Jos ajanvaraus pitää tehdä jonkun henkilön kautta, niin sitä ohjetta on syytä noudattaa. Kerrotaanko www-sivuilla, keneen missäkin asiassa tulisi ottaa yhteyttä? Tuleeko yksikön yhteystieto-sivun ensimmäiselle henkilölle suhteessa enemmän yhteydenottojo kuin muille?
Kulutatko aikaa keskustelemassa sähköpostilla?
Voi kuinka paljon aikaa kuluukaan seurata sähköpostissa vellovaa tiedon vaihtoa, kun nopeammin asia selviäisi Lyhncilla tai puhelimella. Ja kun viestiketjussa on useita osallistujia ja jokainen sanoaa asiansa eri vaiheessa keskustelua. Huoks. Sitten kun itse pääset lukemaan sitä ensimmäistä viestiä parin tunnin päästä.....
Muistatko kaikki, mitä asiasta on aikaisemmin puhuttu/sovittu?
Minä en läheskään aina muista, en ainakaan jos asiasta on kulunut jo paljon aikaa. Kyllä minua pitäisi vähän muistutella kuin vain tökkäistään asia viestiin ja painetaan enteriä. Varsinkin näin some-kaudella asia vain kerrotaan ilman että se kytketään kunnolla mihinkään.
Paljonko kirjoitat yhteen viestiin?
Siis nyt ei ole mistään raporttiluonnoksen kommentoinnista, jolloin minulle vielä käy useamman sivun lukeminen. Jos viestiä alkaa olemaan yli näytön verran niin silmät alkavat jo hyppiä rivillä. Hih! Sen viestin kun sitten lukeekin puhelimen näytöltä....
Vieläkö koko keskusteluketju roikkuu mukanan?
Oletko huomannut, että jotkut sähköpostiohjelmat ohjaavatkin kirjoittamaan viestin alkuperäisen viestin perään? Siinä sitten etsit uutta tietoa, kun välillä on kommentti ennen vanhaa viestiä ja välillä sen jälkeen. Olisi hyvä joskus jättää osaa vanhaa keskustelua pois.
Lisäätkö kommenttisi punaisella viestin sekaan?
Olisi hienoa, että muistettaisiin joidenkin käyttävän viestien lähettämisessä ja/tai vastaanottamisessa tekstiasetusta. Siinä kaikki muotoilut ja kuvat/taulukot häviävät. Jäljelle jää vain se pelkkä teksti. Miten lähettämäsi kommentit erottuvat? Kuvat ovat kyllä liitteenä mutta taas taulukot ovat vain numerosekamelskaa.
Lähetätkö viestin edelleen ilman lupaa?
Luulisi, että olisi selvää, ettei toisen lähettämää viestiä saisi lähettää edelleen. Ei ainakaan ilman lupaa. Koskipa asia kolmatta henkilöä tai ei. Teknisesti on niin helppoa välittää viesti toiselle tai ottaakin yhtäkkiä ryhmäviestiin uusia jäseniä mukaan. Halusikohan se ensimmäinen viestin lähettäjä, että viesti lähteekin näin ketjukirjeeksi?
Vastaatko heti kuohuttavaan viestiin?
Minusta ohje siitä, että käy jäähyllä ennen kuin vastaat, on äärettömän hyvä asia jota kannattaa noudattaa.
Onko viestiäsi tulkittu väärin?
Minua ihan nauratti kun luin yhtä kirjoitusta: ".... tämä viesti on kirjotettu ilman sarvia tai hampaita. Siinä ei ole yhtään mitään ylimääräistä välissä eikä sellaisia siellä kannata etsiä..." Siis niin nappiin sanottu kuin vain voi. Kirjoita siis niin selkeästi, että on vähiten väärinymmärrysmahdollisuutta ja saat heti tietoosi haluamasti asian.
Onko viestissä enemmän kuin yksi hymiö?
Liika on aina liikaa. Yksi hymiö on tehokkaampi kuin kymmenen....
Kenelle kaikille lähetit sähköpostin?
Laitoitko kaikki vastaanottaja-kenttään, jolloin kaikki näkevät heti mihin osoitteisiin viesti lähti? Ehkä vielä kolleegoiden kesken, mutta ei koskaan muulloin. Näin niitä sähköpostiosoitteita kaapataan. On jäkevämpi ilmaista viestissä esim. Jakelu: Opintojaksolle osallitujat ja tuutoropiskelijat
Vastaatko kaikkiin viesteihin?
Onko viesti tarkoitettu vain tiedoksi? Minusta ei tarvitse vastata, jos on sanottu esim. tiedoksi alla oleva asia. Toisaalta olen niin monta kertaaa törmännyt siihenm, ettei alkuperäinen viesti ole tavoittanut henkilöä. Pitäisikö siis kuitata saaduksi vai ei....
Kuinka monta viestiä onkaan mennyt roskapostikansioon. Se tulisi muistaa aktiivisesti tarkistaa. Toisaalta on hyvä laittaa myös muistutusviesti "en ole saanut vielä vastausta", josko ensimmäinen viesti on hukkunut jonnekin.
Mitä vielä?
Älä käytä kapiteeleja, sillä ne tarkoittavat HUUTAMISTA
Älä tuki vastaanottajan sähköpostia liian isoilla liitetiedostoilla. Yhteen postiin eneintään 10 Mt
Mitä nopeammin vastaat, sitä lyhyempi vastauksesi saa olla
Älä levitä ketjukirjeitä
Pidä allekirjoituksesi lyhyenä ja selkeänä. (Sen edeltävälle riville pitäisi olla erotinmerkki -- (kaksi miinusta ja välilyönti, ei muuta)
